MS Excel és una eina molt convenient per realitzar càlculs i presentar dades tabulars. Tanmateix, quan es prepara la documentació d'informes, sovint cal proporcionar informació tabular en format Word. Al mateix temps, de vegades és necessari traduir no només el contingut directe de la informació, sinó també el format dels documents.
És necessari
MS Word, MS Excel, ordinador
Instruccions
Pas 1
Per traduir la informació d'un fitxer desat en format Excel a Word, obriu el fitxer de full de càlcul, seleccioneu-hi les cel·les necessàries, feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Copia". A continuació, inicieu el programa MS Word, creeu un document en blanc (per regla general, es crea automàticament) i enganxeu-hi el fragment copiat d'Excel. En aquest cas, el nombre de columnes necessàries per representar la taula apareixerà al document creat i cada fila de la taula d'Excel es representarà com una línia independent al document.
Aquest mètode és el més senzill, però, en fer-lo servir, es perd el format del document original. A més, serà molt difícil editar més una pseudo-taula creada a Word.
Pas 2
Perquè una taula preparada a Excel tingui el mateix aspecte a Word, enganxeu la informació copiada a la taula preparada amb antelació. Per fer-ho, compteu quantes columnes i files té la taula original. A continuació, a Word, seleccioneu l'element de menú "Taula" i "Insereix". Introduïu el nombre de columnes i files a la finestra que apareix i feu clic a Confirma. Tots els altres paràmetres (cosmètics) es poden fer més endavant.
Ara, com en el primer cas, copieu la part desitjada de la taula. Després, amb el ratolí, seleccioneu tota la taula creada a Word, feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Enganxa". Totes les dades de la taula original es distribuiran ordenadament entre les cel·les buides de la taula Word. Mitjançant les eines de format de Word, corregiu les porcions incorrectament col·locades de la taula.
Aquest mètode és òptim per a la preparació de la documentació d’informes, però no permet guardar les fórmules, cosa que complicarà el posterior càlcul de dades.
Pas 3
Per copiar una taula d'Excel juntament amb fórmules i disseny, no utilitzeu una pasta simple, sinó una "especial". Per fer-ho, també copieu el fragment requerit de la taula i seleccioneu "Edita" - "Enganxa especial" al menú Word. A continuació, seleccioneu la línia "Full de Microsoft Excel (objecte)" a la finestra que apareix.
Presteu atenció a la posició del punt a les línies "Insereix" i "Connecta". Per a la preparació de la documentació estàndard, deixeu aquest punter a la línia "Insereix".
Si necessiteu que la informació del document de Word canviï automàticament en funció de les dades de la taula Excel, seleccioneu l'element "Enllaç". Tot i això, cal assegurar-se que el fitxer Word tingui accés constant al fitxer en format Excel.
