La qüestió de la necessitat de crear un arxiu electrònic a l'empresa és cada cop més urgent. I això no és casual, ja que la introducció de noves tecnologies de la informació no només garanteix la seguretat i la fiabilitat dels documents, sinó que també redueix el temps per a la cerca, i també permet, si cal, a diversos empleats accedir a les mateixes dades alhora.
Instruccions
Pas 1
La creació d'un arxiu de documents electrònics inclou diverses etapes. Inicialment, compreu i instal·leu el programari amb llicència a l'equip informàtic de l'empresa.
Pas 2
Prepareu documents, és a dir, organitzeu-los, identifiqueu-los d'acord amb l'estructura existent de la circulació de documents a la vostra organització. En particular, en aquesta fase, caldrà registrar-los, ordenats per vida útil, i retirar les grapes i grapes dels fulls sense cosir.
Pas 3
El següent pas és digitalitzar o escanejar documents. Es realitza amb equips tècnics que admeten exactament el tipus i el format del document que s’utilitza en aquesta organització. En aquesta etapa, comproveu la qualitat de la reproducció de documents, si cal, torneu a escanejar-lo.
Pas 4
A continuació, es troba l’etapa de conversió (conversió) de documents en el format que compleixi el concepte dels seus estàndards d’emmagatzematge i producció i, a continuació, l’etapa d’indexació, és a dir, "Assignació" de paraules clau a cada document per a la cerca posterior de la informació necessària o la creació d'una base de dades de text complet.
Pas 5
Al final del treball de creació d'un arxiu electrònic, configureu la configuració (dret d'accés, dret a canviar documents) i formeu el personal de l'organització.
