Una nomenclatura de casos és una llista numerada de títols de casos que es presenten dins d’una organització. Segons aquest document, s'està duent a terme tota la feina sobre la documentació de l'empresa. Reflecteix el temps d'emmagatzematge de documents específics i quin departament és responsable de quina documentació.
Necessari
- - coneixement del treball d'oficina;
- - una llista típica de documents amb períodes d'emmagatzematge.
Instruccions
Pas 1
Pren una decisió sobre el desenvolupament de la nomenclatura, s’ha de fer mitjançant l’ordre de l’organització. Indiqueu-hi qui ha de fer la nomenclatura, sota el lideratge de qui i en quin termini. A continuació, aclariu l'abast de l'element. Per crear una nomenclatura individual, podeu utilitzar una aproximada, que es pot compilar per a grups d'organitzacions que formen part del mateix sistema. Tingueu en compte l’estructura de la vostra organització a l’hora d’elaborar aquest document.
Pas 2
Seleccioneu l’esquema de classificació sobre la base del qual es construirà la nomenclatura. Depèn de l'estructura de l'empresa. Si és prou estable, trieu un diagrama de blocs de la nomenclatura. Si canvia sovint, trieu un esquema de producció funcional. En el primer cas, les seccions de la nomenclatura correspondran als noms de les divisions estructurals de l’empresa. La seqüència de la seva ubicació hauria de ser similar a la taula de personal. En el segon cas, utilitzeu les funcions o indicacions de les activitats de l’organització com a seccions a l’hora d’elaborar la nomenclatura dels assumptes de l’empresa.
Pas 3
Formuleu els encapçalaments dels casos. El títol ha de ser clar, concís i revelar l’estructura i el contingut principals dels documents del cas. Incloeu-hi també l'aclariment del contingut del cas, informació sobre l'autenticitat i còpies dels documents. No utilitzeu paraules introductòries, frases complexes i redaccions no específiques als encapçalaments.
Pas 4
Quan compileu una llista d’encapçalaments, utilitzeu els signes següents: nominal (tipus de document), autor, corresponsal, cronològic (hora de creació), qüestió de tema, geogràfic.
Pas 5
Determineu els períodes de conservació dels casos; utilitzeu una llista estàndard de documents de gestió. Completa el disseny de la nomenclatura, el text en si hauria de semblar una taula, posa el segell d’aprovació a la portada.
