El registre d’un document entrant és una fixació del fet de rebre un document en una organització. Tant si es tracta d’un document en paper com si es tracta d’un document electrònic, se li ha d’assignar un codi de registre i una nota al rebut als formularis de registre. Això és necessari per controlar l'execució de la documentació i facilitar la cerca de la informació necessària.
Necessari
- - ordinador amb accés a Internet;
- - navegador.
Instruccions
Pas 1
Executeu el programa "SB Incoming Documents" per registrar el document entrant. Feu clic al botó "Afegeix" per afegir el document. Seleccioneu l'ordre "Nou document" i assigneu un número de sèrie a la targeta. Empleneu el camp "En nom de qui", per defecte, és el director de l'organització, si el destinatari del document és diferent, feu clic al botó situat a la dreta del camp i afegiu un altre element al directori, per exemple, el sotsdirector. Trieu un tema per al document, primer afegiu-lo al directori. Feu clic a la fletxa negra, en una línia en blanc, introduïu l'assumpte del document. Feu clic al botó "Tanca" i seleccioneu l'assumpte introduït al camp.
Pas 2
Assigneu un codi al document per complementar l’índex de registre i, a continuació, configureu la data de recepció del document, s’ha de posar al document entrant i, a continuació, assignar el número del document entrant, també s’ha d’anotar al mateix document. A continuació, transferiu la data i el número del document entrant. És possible registrar un document entrant d'un individu, feu clic al botó "Individual" i introduïu dades sobre ell.
Pas 3
Empleneu el camp "De" per registrar el document entrant. Feu clic a la fletxa negra i afegiu el remitent al directori o seleccioneu-ne un existent en aquest camp. A continuació, empleneu el camp "Breu descripció i resolució". Aquí introduïu l'essència del document, així com la resolució del cap (què cal fer, en quin termini). Empleneu el camp "A qui s'envia" per facilitar el control de l'execució del document. Empleneu aquesta informació a partir de la resolució del gestor. Completeu el camp Qui ha signat afegint primer l’oficial al directori adequat. Seleccioneu la data de venciment al camp adequat. Això permetrà que el programa us recordi el termini proper per a l'execució del document. Empleneu la data de venciment del document. Carregueu el document al sistema fent clic al botó "Examinar". Feu clic al botó "Desa" per completar el registre del document entrant.
Pas 4
Executeu un programa alternatiu per registrar el document entrant. Els programes per a la gestió electrònica de documents impliquen una seqüència similar d’accions amb el registre de documents entrants. Utilitzeu programes com "Office Work", "Euphrates", "Business".
