Una base de dades és un catàleg d’informació. Les dades s’organitzen segons normes generalment acceptades. Les guies telefòniques o els diccionaris són els exemples més senzills de bases de dades. Amb el desenvolupament de la tecnologia informàtica, les bases de dades s’han convertit en molt més grans i complexes.
Comprensió de bases de dades
La base de dades és una eina per recopilar i organitzar informació. Poden contenir dades sobre persones, productes, finances i molt més. La creació d’una base comença amb una llista simple o un full de càlcul. Amb el pas del temps, aquesta llista creix i comencen a aparèixer redundàncies i incoherències a les dades. Es fa difícil pensar-los en una llista. Un cop comencin a aparèixer aquests problemes, és una bona idea convertir-los en una base de dades mitjançant un sistema de gestió de bases de dades (SGBD). Un dels millors productes en aquesta àrea és Microsoft Office Acess, que combina flexibilitat, facilitat d’ús i una interfície fàcil d’utilitzar.
Taules
Una taula d’una base de dades sembla una simple taula en què les dades s’emmagatzemen en files i columnes. Com a resultat, normalment és bastant fàcil importar una taula normal a una base de dades. La principal diferència entre un full de càlcul i una base de dades és el nivell d’organització de la informació.
Cada fila de la taula s’anomena registre. Les dades seleccionades es guarden en registres. Cadascun d’ells consta d’un o més camps. Els camps són similars a les columnes d'una taula. Per exemple, podeu crear una taula anomenada "Empleats", on cada registre (fila) conté les dades personals del treballador (nom, cognoms) i cada camp (columna) proporciona informació sobre ell (adreça, etc.). Els camps s’han de designar com a tipus específic de dades, ja siguin text, data, hora, número o algun altre tipus d’informació.
Formes
De vegades, els formularis es denominen "pantalles d'entrada de dades". Aquest és el tipus d'interfície que s'utilitza per treballar amb les vostres dades. Els formularis solen contenir botons d’ordres que realitzen diverses funcions. És molt possible crear una base de dades sense utilitzar formularis editant les dades d'entrada a les taules de referència. Tanmateix, la majoria de bases de dades utilitzen formularis per visualitzar, introduir i modificar taules.
Consultes
Les consultes són els cavalls de treball reals de la base de dades i poden complir funcions diferents. La seva aplicació més habitual ha estat recuperar dades específiques de taules. La informació que vol rebre l’usuari sol distribuir-se en diverses taules. Les consultes permeten veure totes les taules al mateix temps i mostrar el resultat de la cerca a la pantalla. A més, les consultes permeten afegir criteris que filtren les dades d'una consulta específica.
Informes
Els informes s’utilitzen per resumir i presentar dades en taules. Es pot editar cada informe per presentar informació en un format diferent. L'informe es pot generar en qualsevol moment i reflectirà l'estat actual de la base de dades.
Macros
Les macros d’Access són similars al llenguatge de programació utilitzat per afegir funcionalitats de base de dades. Per exemple, quan s'adjunta una macro a un botó d'un formulari, s'executarà sempre que es faci clic en aquest botó. Les macros contenen accions per realitzar tasques específiques, com ara generar un informe, executar una consulta o corregir informació. La majoria de les operacions manuals de bases de dades es poden automatitzar mitjançant macros. D’aquesta manera s’estalvien molts recursos i temps per a l’ordinador.
