Per a un usuari que tot just comença a conèixer l’aplicació Microsoft Office Word (o un editor de text similar), pot ser difícil entendre tota la varietat de termes, funcions i eines del programa. Per exemple, un concepte com "peu de pàgina" us pot fer pensar durant molt de temps sobre què és, per a què serveix i en quina part del document es tracta.
Un document d'un editor de text es divideix convencionalment en diverses àrees. El text s’introdueix a la part principal (central) del document, però a les vores hi ha espais buits, que normalment s’anomenen marges. Les capçaleres i els peus de pàgina són àrees situades a la capçalera, al peu de pàgina i als marges laterals de totes les pàgines d’un document. El més sovint, les capçaleres i els peus de pàgina s’utilitzen per inserir números de pàgina al text, sense que l’usuari hagi d’introduir cada número ell mateix. La numeració es produeix automàticament: a cada pàgina següent se li assigna un valor augmentat en una. Les capçaleres i peus de pàgina poden contenir inscripcions: hora, data, nom de l’empresa o nom del document. També podeu col·locar objectes gràfics a les capçaleres i peus de pàgina: un logotip de l'empresa o qualsevol altra imatge. Per què és més convenient utilitzar capçaleres i peus de pàgina per inserir text i objectes gràfics que es repeteixen? El text o l’objecte gràfic de les capçaleres i peus de pàgina no canvia, no es mou, no es distorsiona. No cal introduir el mateix text a cada pàgina nova. Quan les capçaleres i els peus de pàgina estan actius, la part principal del document es torna inaccessible per a l'edició, de manera que la seva aparença no canvia. Es pot obtenir accés ràpid a les capçaleres i peus de pàgina fent doble clic al botó esquerre del ratolí a la part superior o inferior del document. Quan les capçaleres i els peus de pàgina estan actius, es disposa d'una pestanya "Disseny" addicional a les eines contextuals de l'editor, amb les quals podeu canviar l'aparença de les capçaleres i els peus de pàgina, inserir els objectes necessaris. Per utilitzar plantilles ja preparades per a capçaleres i peus de pàgina, aneu a la pestanya "Insereix". Seleccioneu la capçalera o el peu de pàgina a la secció "Capçaleres i peus de pàgina", de les plantilles que s'ofereixen a la llista desplegable, seleccioneu l'opció que vulgueu amb el botó esquerre del ratolí: aquest camp canviarà automàticament al mode d'edició de capçalera i peu de pàgina. Per sortir-ne, feu doble clic a la part principal del document amb el botó esquerre del ratolí.
