La forma més accessible d’ordenar dades en taules és l’editor de fulls de càlcul Excel del paquet d’aplicacions de Microsoft Office. Les seves eines per ordenar valors en files i columnes són bastant fàcils d’utilitzar i permeten construir regles d’ordenació força complexes.
Necessari
Editor de fulls de càlcul Microsoft Excel 2007
Instruccions
Pas 1
Feu clic amb el botó dret a qualsevol cel·la d'una columna si voleu ordenar les dades de la taula pels valors d'aquesta columna en particular. Al menú contextual aparegut, obriu la secció "Ordenació" i seleccioneu la direcció desitjada d'ordenació de dades. Si aquesta columna conté valors de text, ordenar "de més petit a més gran" significa ordenació alfabètica. Si es col·loquen dates a les cel·les d’aquesta columna, això significarà ordenar des de les primeres dates fins a les posteriors.
Pas 2
De manera similar, podeu ordenar les dades per diferents signes de disseny de cel·les i no pels valors que contenen. Per fer-ho, hi ha tres elements del menú contextual que us permeten organitzar les dades d’acord amb el color de fons de les cel·les, el gruix i el color de la font. També podeu ordenar per icones que es poden col·locar a les cel·les de la columna.
Pas 3
Si heu d'ordenar una taula per dades de diverses columnes, podeu realitzar aquest procediment de manera seqüencial per a cadascuna d'elles. No obstant això, Excel té una opció que us permet especificar l'ordre i la seqüència d'ordenació de les columnes necessàries en un diàleg comú. Per obrir aquest diàleg, feu clic amb el botó dret a qualsevol cel·la de la taula, expandiu la secció Ordenació i seleccioneu Ordenació personalitzada.
Pas 4
Seleccioneu la primera columna que voleu ordenar a la llista desplegable Ordenar per. Al camp de la dreta, especifiqueu exactament a què s'ha d'aplicar aquesta regla d'ordenació, als valors o formats de la cel·la (color, tipus de lletra, icona). A l'última llista desplegable, seleccioneu la direcció d'ordenació. Això completa l'establiment de regles per a una columna.
Pas 5
Feu clic al botó Afegeix nivell per continuar personalitzant les opcions d'ordenació de la columna següent. S'afegirà una línia més a la línia ja completada i haureu de repetir el que es va fer al pas anterior per a la segona columna. Si hi ha més de dues regles d’ordenació, seguiu afegint i omplint les línies tantes vegades com calgui.
Pas 6
Per a cada taula, podeu especificar fins a 64 regles en un conjunt d’ordenacions complexes. Normalment, això és més que suficient per a les dades que s'han de processar en fulls de càlcul d'Excel. Si sorgeix la necessitat de regles encara més complexes per ordenar valors en taules, és millor utilitzar aplicacions de base de dades més potents. Al paquet de Microsoft Office, el SGBD d'Access està dissenyat per a això.
