La videoconferència és una forma de comunicació popular avui en dia, tant entre els participants d’un projecte com entre líders de diferents empreses per debatre sobre qüestions de cooperació. Configurar una videoconferència és tan difícil com una normal. L'únic que facilita la tasca és que estigueu a la vostra oficina o a casa i que tingueu sempre a mà tots els materials necessaris.
Instruccions
Pas 1
El primer que necessiteu és un programari de videoconferència. Descarregueu qualsevol programari que us permeti escoltar i veure l'interlocutor utilitzant els mitjans tècnics del vostre ordinador. El programa més popular avui en dia és Skype. Assegureu-vos que els vostres futurs entrevistats tinguin el mateix programari. Afegiu-los a la llista de contactes del vostre llogater. Tingueu en compte que no tots els productes de programari ofereixen videoconferències. En la majoria d'ells, es paga (Virtual Room, TrueConf, programes ooVoo) o es proporciona en una versió de prova durant diversos dies. Resoleu aquest problema abans de la conferència.
Pas 2
Comproveu també si la càmera web i el micròfon de l'ordinador funcionen. Assegureu-vos que la vostra connexió a Internet sigui estable, ja que és la clau de l’èxit de les vostres negociacions. Vostè i els seus interlocutors haurien de sentir-se com si estiguessin comunicant en directe.
Pas 3
Prepareu tots els materials necessaris: documents per enviar per correu, presentacions, textos dels vostres discursos, preguntes als vostres interlocutors. Imagineu-vos muntar una conferència real i estigueu completament preparats.
Pas 4
Inicieu la sessió a Skype a l'hora programada i assegureu-vos que tots els membres de la conferència estiguin en línia. Seleccioneu un dels participants ressaltant el seu nom a la llista de contactes. Entreu al menú Conversa i seleccioneu Afegeix participants. Afegiu la resta de membres de la vostra llista de contactes. Ara teniu un grup unit en una sola conversa. Feu clic a Grup de trucades i tots els participants rebran la vostra trucada al mateix temps.
Pas 5
La videoconferència Skype té prou funcions perquè les vostres negociacions tinguin èxit. Per mostrar als vostres interlocutors qualsevol gràfic o presentació, envieu-los als vostres socis i demaneu-los que els obrin en una pàgina o diapositiva específica, o bé utilitzeu la funció "Compartir". Us permet mostrar als vostres interlocutors una imatge del que passa a la pantalla del vostre ordinador. Només cal que obriu el fitxer al vostre ordinador i tots els participants a la conferència ho veuran.
